Jakie dokumenty należy przechowywać i jak długo

Jakie dokumenty należy przechowywać i jak długo
16 października 2020

Jeśli zastanawiasz się, jak długo przechowywać wyciągi hipoteczne, ewidencję podatkową i inne dokumenty, prawdopodobnie chcesz mieć uporządkowany statek w domu – ale po prostu nie masz pewności, z którymi dokumentami można bezpiecznie rozstać się i kiedy.

Mamy proste rozwiązanie: po prostu postępuj zgodnie z tym przewodnikiem, a nie będziesz musiał być pochowany w stosie dokumentów!

Zastanawiasz się, jak długo przechowywać dokumenty? Sprawdź tę listę!

Czasami myślisz, że dokument jest ważny w twoim życiu – lub będzie w przyszłości – i dlatego trzymasz go w nieskończoność. Okazuje się, że to może nie być konieczne!

Ilość zapisów i dokumentów, które powinieneś zachować, jest w rzeczywistości bardziej ograniczona, niż mogłoby się wydawać.

Spis treści

  • Wyciągi hipoteczne
  • Rejestry podatkowe
  • Car Records
  • Wykres jak długo przechowywać dokumenty

Wyciągi hipoteczne

Jak długo należy przechowywać wyciągi hipoteczne? Odpowiedź zależy od tego, o jakich dokładnie zapisach dotyczących płatności za dom mówisz.

Jeśli mówisz o miesięcznym wyciągu hipotecznym, musisz go przechowywać tylko do momentu, gdy najnowszy wyciąg trafi do Twojej skrzynki pocztowej lub skrzynki odbiorczej. Kiedy nadejdzie, upewnij się, że saldo kredytu hipotecznego prawidłowo odzwierciedla ostatnią płatność. Gdy już stwierdzisz, że tak, możesz wyrzucić stare oświadczenie i po prostu zachować nowe.

W ten sposób możesz uniknąć sporów o saldo. Błędy można łatwo popełnić, gdy pożyczki są sprzedawane lub banki są wchłaniane przez inne banki i następuje migracja rekordów. Saldo może zostać zachwiane – i prawie zawsze błąd nie działa na Twoją korzyść.

Ale zapamiętaj dobrze następną część: jeśli chodzi o oświadczenie, które odzwierciedla saldo kredytu hipotecznego zostało w pełni spłacone, chcesz zachować tę dokumentację na zawsze .

Pismo dotyczące spłaty kredytu hipotecznego

Rejestry podatkowe

IRS sugeruje przechowywanie W-2, 1099 i powiązanych dokumentów przez okres od trzech do siedmiu lat. Chociaż w zależności od indywidualnej sytuacji podatkowej, trzymanie ich dłużej może być wskazane.

Jeśli ewidencje podatkowe dotyczą własności nieruchomości, należy je przechowywać „do czasu wygaśnięcia okresu przedawnienia w roku, w którym zbywasz nieruchomość”.

Na przykład chcesz przechowywać dokumentację dotyczącą prac remontowych do czasu sprzedaży. Dzieje się tak, ponieważ mogą pomóc obniżyć podatek od zysków kapitałowych, gdy złożysz wniosek w następnym roku.

Tymczasem same faktyczne zwroty podatku dochodowego to inna historia. IRS mówi, że jeśli nie złożysz zeznania lub jeśli fałszywe zeznanie zostało złożone w Twoim imieniu, najlepiej jest zachować wszystkie zeznania podatkowe na zawsze .

Co więcej, ponieważ stare zeznania podatkowe mogą pomóc w przygotowaniu przyszłych zeznań podatkowych – nie wspominając o wykonywaniu obliczeń na zmienionym zeznaniu – istnieją mocne argumenty przemawiające za przechowywaniem wszystkich zeznań podatkowych na zawsze.

„Miałem wszystkie moje rejestry podatkowe, w tym dokumenty potwierdzające, sięgające 1994 r. Ale ostatnio wyczyściłem wszystkie dokumenty potwierdzające do 2012 r.” – mówi ekspert finansowy Clark Howard. „Jednak zachowałem wszystkie same zwroty z 1994 roku. Więc zniszczyłem 18 lat dokumentacji pomocniczej, ale nadal mam zeznania podatkowe”.

Car Records

Prowadzenie dokumentacji dotyczącej twojego samochodu ma więcej wspólnego z indywidualnym cyklem posiadania niż z jakąkolwiek magiczną liczbą lat, aby coś zatrzymać.

Jeśli chodzi o odcinki spłaty kredytu samochodowego, należy je zachować do czasu spłaty samochodu. Podobnie, jeśli chodzi o tytuły, powinieneś zachować ten dokument w bezpiecznym miejscu do momentu sprzedaży pojazdu.

Wykres jak długo przechowywać dokumenty

Najczęściej pojawia się kwestia długiego przechowywania wyciągów hipotecznych, ewidencji podatkowej i dokumentów związanych z Twoim pojazdem.

Ale wiemy, że ludzie mają pytania o to, jak długo przechowywać wiele innych dokumentów. Mając to na uwadze, opracowaliśmy następujący wykres:

DokumentTrzymaj się tego NA ZAWSZEZachowaj go do 6 lub 7 latPrzechowuj go przez miesiąc, kwartał lub rok
Zwrot podatku X
Umowy X
Ewidencja spłat kredytu hipotecznego X
Wszelkie zestawienia spłat pożyczki wykazujące zerowe saldo X
Dowody osobiste (paszport, prawo jazdy, karta ubezpieczenia społecznego) X
Dyplomy, poświadczenia wykształcenia lub certyfikaty X
Lista poprzednich adresów i dane kontaktowe wynajmującego (dla najemców) X
Dane kontaktowe osób, które mogą zweryfikować, że mieszkasz pod poprzednimi adresami (w celu sprawdzenia przeszłości / poświadczenia bezpieczeństwa) X
Dokumentacja zwrotu podatku (W2s, 1099s itp.) X
Obecne lub poprzednie polisy ubezpieczeniowe, na które nadal chcesz się ubiegać X
Anulowane czeki X
Mieszkanie wynajmowane po wyprowadzce X
Gwarancje, pokwitowania i numery seryjne cennych przedmiotów, w odniesieniu do których możesz zgłosić roszczenie ubezpieczeniowe X
Dowody wpłaty bankowej X *
wyciągi bankowe X **
Dokumentacja inwestycyjna X ***
Ostatni odcinek wypłaty w roku X **
Rachunki za opiekę medyczną i / lub opiekę na utrzymaniu jako wydatki kwalifikowane dla HSA lub FSA X **

* Przechowuj do momentu uzgodnienia miesięcznych wyciągów.

** Zachowaj do uzgodnienia na koniec roku lub w czasie podatkowym.

*** Niszcz miesięczne i kwartalne wyciągi po otrzymaniu nowych; trzymaj się rocznych sprawozdań, dopóki nie sprzedasz inwestycji.

To spojrzenie na to, jak długo można przechowywać określone dokumenty. Ale niektóre dokumenty można zniszczyć znacznie szybciej, gdy pojawią się w Twoim życiu:

Podrzuć te rekordy

  • Wyciągi z kart kredytowych, które mają więcej niż trzy lata
  • Wcześniejsze oświadczenia ubezpieczeniowe
  • Stare rachunki za media, z wyjątkiem ostatniego ze starego adresu w przypadku przeprowadzki
  • Zestawienia ostatnio zapłaconych rachunków, gdy pojawi się coś, co mówi, że zostały zapłacone

Użyj swojej dyskrecji, jak długo przechowywać te dokumenty

  • Dokumentacja medyczna, w tym badania krwi, lista szczepień i inne
  • Listy z ofertami pracy i / lub umowy o pracę w celu sprawdzenia, na jakie warunki zatrudnienia się zgodziłeś w przypadku sporu

Końcowa myśl

Pamiętaj, fizyczne kopie dokumentów są świetne, ale przechowywanie ich w chmurze też jest dopuszczalne. Do tego celu świetnie nadają się Dysk Google, Dropbox i podobne usługi.

We use cookies to provide you with the best possible experience. By continuing, we will assume that you agree to our cookie policy